Un camión que sale de Coslada a las 6 de la mañana genera papeles: albarán impreso, hoja de ruta en Excel y una llamada al cliente para confirmar la entrega. En una pyme de transporte con 15 vehículos, ese circuito manual consume entre 10 y 15 horas de oficina a la semana. El software a medida para logística elimina ese trabajo duplicado conectando lo que ya tienes: ERP, TMS y correo electrónico.
¿Por qué tu ERP no habla con el TMS?
La mayoría de las pymes de transporte españolas trabajan con tres sistemas que no se comunican: un ERP para facturar (Sage, A3 o Navision son los más habituales), un TMS o una hoja de Excel para planificar rutas, y albaranes en papel que el conductor devuelve firmados al final del día. Cada pedido se teclea dos o tres veces. Un administrativo que gestiona 40 expediciones diarias dedica entre 2 y 3 horas solo a copiar datos de un sistema a otro.
Esa doble entrada tiene un coste medible. Con una tasa de error habitual del 2 al 4 por ciento en transcripción manual, una empresa con 800 expediciones mensuales genera entre 16 y 32 incidencias al mes: albaranes perdidos, direcciones mal copiadas y facturas que se retrasan porque falta el justificante de entrega. El problema no es la plantilla. El problema es que el ERP no habla con el TMS y todo lo que hay en medio se resuelve a mano.
¿Qué procesos puede digitalizar una pyme de logística?
El albarán digital es la digitalización con mejor retorno en transporte. El conductor firma en el móvil, adjunta una foto de la mercancía entregada y el justificante llega al ERP en segundos, no al final del día. Eso permite facturar el mismo día de la entrega en lugar de esperar 3 o 5 días a que vuelva el papel. Para una flota de 10 a 20 vehículos, un módulo de albarán digital con firma y prueba de entrega se mueve entre 3.000 y 6.000 EUR.
La gestión de flotas y rutas es el segundo bloque: asignación de cargas, control de kilómetros, avisos de mantenimiento e ITV, y un panel de trazabilidad donde el cliente consulta el estado de su entrega sin llamar por teléfono. Cada llamada para preguntar por un pedido cuesta entre 3 y 5 minutos de oficina; con 20 llamadas diarias son más de 6 horas semanales. Un portal de seguimiento sencillo las elimina casi por completo.
El criterio para priorizar es siempre el mismo: digitaliza primero el proceso que más horas consume, no el más vistoso. Mide cuánto tarda cada tarea durante una semana normal, multiplícalo por el coste real por hora de quien la hace y ordena los resultados. En nuestra guía de automatización de procesos empresariales explicamos cómo construir ese ranking con datos reales antes de gastar un euro en desarrollo.
¿Cómo funciona una integración API entre TMS y ERP?
Una integración API entre TMS y ERP es una pieza de software intermedia que lee datos de un sistema y los escribe en el otro sin intervención humana. Cuando entra un pedido en el ERP, la integración crea la expedición en el TMS; cuando el conductor confirma la entrega, el justificante vuelve al ERP y dispara la factura. No hace falta sustituir ninguno de los dos sistemas, solo conectarlos. Una integración típica se entrega en 3 a 6 semanas.
¿Y si tu ERP es antiguo y no tiene API? Sigue habiendo opciones: exportaciones programadas de ficheros, lectura directa de la base de datos o conectores específicos del fabricante. Es la situación más común en pymes españolas con un ERP de más de 10 años, y se resuelve en la mayoría de los casos. Una auditoría técnica de 190 EUR, con diagnóstico inicial en 72 horas, determina qué vía es viable antes de comprometer presupuesto.
¿Cuánto cuesta el software de logística a medida en España?
Los rangos reales en 2026 para una pyme logística española: una integración entre correo, ERP o CRM se mueve entre 1.500 y 4.000 EUR; un módulo de albarán digital o un portal de trazabilidad, entre 3.000 y 6.000 EUR; y un sistema completo de gestión de flotas con integración TMS-ERP puede llegar a 15.000 EUR según alcance. Un proyecto medio se entrega en 3 a 6 semanas y uno grande, en 2 a 4 meses.
La cifra importa menos que la forma de cerrarla. Trabajamos con precio cerrado antes de empezar: el mismo ingeniero senior que analiza tu caso presupuesta y entrega el proyecto, sin sorpresas a mitad de camino ni horas extra facturables. Si el alcance no está claro, la auditoría de 190 EUR, descontable del proyecto si sigues adelante, lo define con un informe completo en 5 días laborables.
Ejemplo tipo: 12 horas semanales recuperadas con una integración ERP-CRM
Un escenario habitual: una pyme logística del corredor del Henares gestiona los pedidos en su ERP y los clientes en un CRM separado. Cada pedido nuevo se copia a mano al CRM, y cada cambio de tarifa o de dirección hay que actualizarlo en los dos sistemas. Con unos 60 pedidos semanales, el equipo de administración pierde alrededor de 12 horas a la semana en tareas de copia y verificación que no aportan nada al cliente.
Cómo se resuelve: una integración bidireccional ERP-CRM por API, del orden de 5 semanas y dentro del rango de 1.500 a 4.000 EUR. Los pedidos se registran una sola vez y los datos de cliente se sincronizan cada 15 minutos. El objetivo es recuperar esas 12 horas semanales que, al coste real de un puesto administrativo, equivalen a más de 9.000 EUR al año, con una amortización típica por debajo de los 5 meses.
¿Cómo elegir proveedor sin quedar atado a él?
Antes de firmar, pregunta tres cosas: quién va a escribir el código (la persona que te vende o un subcontratado), de quién es el código al terminar y qué pasa si quieres cambiar de proveedor dentro de dos años. Si la respuesta a la segunda pregunta no es que el código es tuyo, con repositorio y documentación incluidos, estás comprando dependencia, no software. En logística esto pesa el doble, porque la integración toca los datos que facturan cada día.
En ASD Solutions el planteamiento es el contrario al de la consultora tradicional: equipo senior en plantilla en España, sin subcontratas, y el código es del cliente desde el primer día. Si buscas una empresa de desarrollo de software en Madrid que entienda de logística, el ingeniero que presupuesta tu integración es el mismo que la entrega. Y si prefieres continuidad, el retainer técnico desde 500 EUR al mes cubre evolutivos y soporte.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta integrar un TMS con un ERP?
Una integración API típica entre TMS y ERP cuesta entre 1.500 y 4.000 EUR, con precio cerrado antes de empezar. Si el proyecto incluye albarán digital o portal de trazabilidad, el rango sube hasta entre 3.000 y 15.000 EUR según alcance. El plazo habitual de entrega es de 3 a 6 semanas.
¿Puedo digitalizar los albaranes sin cambiar de ERP?
Sí. Una app de albarán digital captura la firma y la foto de entrega en el móvil del conductor y sincroniza con tu ERP actual mediante API o intercambio de ficheros. No hay que migrar nada. El efecto directo es facturar el mismo día de la entrega en lugar de esperar 3 o 5 días al papel.
¿Qué pasa si mi ERP no tiene API?
Se puede integrar igualmente mediante exportaciones programadas, lectura de la base de datos o conectores del fabricante. Es el caso de la mayoría de los ERP con más de 10 años. Una auditoría técnica de 190 EUR, con diagnóstico inicial en 72 horas e informe completo en 5 días laborables, confirma la vía viable antes de presupuestar.
¿De quién es el código cuando termina el proyecto?
Del cliente, al 100 por cien: repositorio, documentación y accesos se entregan al cerrar el proyecto. No hay licencias mensuales obligatorias ni dependencia del proveedor. El mantenimiento es opcional, con un retainer técnico desde 500 EUR al mes, y puedes cambiar de proveedor cuando quieras.
¿En cuánto tiempo se amortiza un proyecto así?
En integraciones ERP-TMS o ERP-CRM, entre 4 y 8 meses es lo habitual. El caso de Coslada recuperó 12 horas semanales de administración, más de 9.000 EUR al año, con una inversión dentro del rango de 1.500 a 4.000 EUR que se amortizó en menos de 5 meses.
