Si tu empresa factura con un programa, en 2027 ese programa tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación, lo que todo el mundo llama Verifactu. Con un software comercial conocido, la adaptación suele ser una actualización más. Con un programa hecho a medida, un ERP con un módulo de facturación propio o una aplicación antigua que ya nadie mantiene, la cosa cambia: alguien tiene que adaptarlo y alguien tiene que firmar que cumple. En esta guía repasamos qué exige la norma, los plazos vigentes, quién queda fuera y cómo decidir entre adaptar tu software o sustituir la parte de facturación.
¿Qué es Verifactu y qué normas lo regulan?
Verifactu es el nombre popular de los requisitos que Hacienda impone a los programas de facturación para evitar el software de doble uso, el que permite borrar o maquillar ventas sin dejar rastro. El origen está en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que modificó la Ley General Tributaria. El desarrollo llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y las especificaciones técnicas se publicaron en la Orden HAC/1177/2024.
En sentido estricto, VERI*FACTU es una de las dos formas de cumplir: la modalidad en la que tu programa envía cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. La otra, conocida como modalidad no Verifactu, permite no enviar los registros, a cambio de requisitos técnicos más exigentes dentro del propio sistema. Las dos son válidas. Lo que ya no será válido es un programa que no cumpla ninguna.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir un programa de facturación?
El reglamento exige que el sistema garantice la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros de facturación. Traducido a lo que tiene que hacer el programa: cada vez que emites o anulas una factura, se genera un registro con los datos esenciales, y cada registro queda encadenado al anterior mediante una huella digital (un hash). Si alguien toca un registro antiguo, la cadena se rompe y se nota.
Además, las facturas tienen que llevar un código QR que permita al cliente comprobarlas en la sede de la Agencia Tributaria, y si trabajas en modalidad Verifactu, la leyenda correspondiente. En la modalidad no Verifactu se añaden la firma electrónica de los registros y un registro de eventos que deja constancia de lo que pasa en el sistema: arranques, exportaciones, incidencias. El programa también debe permitir exportar los registros en un formato legible y conservarlos durante el plazo de prescripción.
Lo que no pide el reglamento es un software concreto ni una homologación oficial previa. No existe un sello de Hacienda que certifique programas. Lo que existe es la declaración responsable del productor, de la que hablamos más abajo.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu? Los plazos vigentes
El calendario se ha movido dos veces. El último cambio lo hizo el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y convalidado por el Congreso ese mismo mes. Con él, los plazos quedan así: el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, lo que incluye a los autónomos que tributan en el IRPF por actividades económicas.
Los fabricantes de software comercial ya tenían que ofrecer productos adaptados desde el verano de 2025, así que el cuello de botella no está en los programas conocidos, sino en el software propio. Si tu programa es a medida, cuenta con que la adaptación, las pruebas en el entorno de la Agencia Tributaria y la puesta en producción llevan semanas, no días. Empezar en el último trimestre de 2026 es razonable; empezar en diciembre, no.
¿Quién está obligado y quién queda fuera de Verifactu?
Están obligados quienes utilizan un sistema informático para facturar y son contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, autónomos con actividades económicas en el IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas, como las comunidades de bienes.
La exclusión más importante es la de las empresas que llevan sus libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII), que ya informan de sus facturas a Hacienda casi en tiempo real. También quedan fuera algunas entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades. Hay más matices por regímenes y actividades concretas, así que si tu caso no es el general, confírmalo con tu asesor fiscal antes de invertir en nada.
Un detalle que confunde a mucha gente: el reglamento regula los programas de facturación, no obliga a usar uno. Pero una plantilla de Excel o de Word no genera registros encadenados ni códigos QR, así que no sirve para cumplir si la usas como sistema de facturación.
Tengo un software de facturación a medida o un ERP con módulo propio: ¿adapto o sustituyo?
Adaptar un programa a medida implica, como mínimo, generar los registros de alta y anulación con los campos que pide la orden técnica, encadenarlos con su huella, añadir el QR a la factura, conectar con el servicio web de la Agencia Tributaria si eliges la modalidad Verifactu (o firmar registros y llevar el registro de eventos si no), tratar bien las rectificativas y las anulaciones, y probarlo todo en el entorno de pruebas de la AEAT antes de ir a producción.
Adaptar compensa cuando el programa funciona bien, el código está disponible y tiene una estructura razonable, y la facturación está muy ligada a procesos que un software estándar no cubre: tarifas por cliente, facturación por lotes desde partes de trabajo, varias series y empresas. Sustituir compensa cuando el programa es antiguo, nadie conoce el código o depende de una tecnología sin soporte. En ese caso, lo sensato suele ser llevar la emisión de facturas a un software estándar ya adaptado y conectarlo con el resto de tu sistema mediante una integración con ERP y CRM, de forma que tus procesos propios sigan intactos.
Hay una tercera vía que vemos poco y que a veces es la mejor: mantener tu sistema para todo lo operativo y que sea él quien llame por API a un programa de facturación estándar para emitir la factura. Así el cumplimiento normativo lo mantiene un fabricante que vive de ello y tú no tienes que seguir cada cambio de la orden técnica. Si el programa es tan antiguo que ya nadie se atreve a tocarlo, te interesa leer antes cómo rescatar un software heredado.
¿Qué es la declaración responsable y quién la firma si el software es a medida?
El reglamento obliga al productor del sistema a firmar una declaración responsable en la que certifica que cumple la Ley General Tributaria y el propio reglamento. Esa declaración tiene que estar visible en cada versión del programa y a disposición de clientes y de la Administración. Es lo que tienes que pedir a cualquier proveedor que te diga que su software está preparado.
Con un desarrollo a medida la pregunta es quién es el productor. Si un proveedor desarrolló el programa para ti y lo sigue manteniendo, lo normal es que firme él. Si lo desarrolló tu equipo interno, o el proveedor original ya no existe, no des por hecho que nadie tiene que firmar: revisa con tu asesor fiscal cómo queda tu caso y deja la declaración documentada junto a la versión que usas en producción. Firmar algo que no se ha comprobado es peor que no tenerlo.
¿Cuánto cuesta adaptarse a Verifactu? Rangos honestos
Si usas un programa de facturación comercial, el coste suele ser cero o una subida modesta de la cuota; revisa que el proveedor tenga publicada su declaración responsable. Si tienes un software a medida, las cifras cambian mucho según el estado del código. Como orientación, sin que sea un presupuesto: adaptar un módulo de facturación sencillo, con una sola serie y código mantenible, puede entrar en proyectos desde 1.500 €. Con varias series o empresas, rectificativas complejas, integraciones con otros sistemas y pruebas extensas, es fácil moverse entre 3.000 y 8.000 €. Si el código está en mal estado, a veces sale más barato sustituir la facturación e integrarla que adaptarla.
Del otro lado de la balanza están las sanciones. La Ley General Tributaria prevé hasta 50.000 € por ejercicio para quien use un sistema que no cumpla, y hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema para quien lo produzca o comercialice. Con esos números, el coste de adaptarse es pequeño. Si quieres ver cómo encaja esta partida en un sistema de gestión completo, tenemos una guía sobre cuánto cuesta un ERP a medida.
¿Por dónde empiezo si mi software es a medida?
Primero, confirma con tu asesor si estás obligado y cuál es tu plazo, 1 de enero o 1 de julio de 2027. Segundo, localiza el código fuente y a quien lo conoce: sin eso no hay adaptación posible. Tercero, decide la modalidad, Verifactu o no Verifactu, porque cambia el trabajo técnico. Cuarto, haz un inventario de flujos de facturación: series, rectificativas, anulaciones, facturas desde otros sistemas. Con eso ya se puede presupuestar con precisión.
Si no tienes claro el estado de tu programa, nuestra auditoría técnica de 190 € revisa el código y te dice si conviene adaptar o sustituir, con el coste de cada camino. El diagnóstico está en 72 horas, el informe completo en 5 días laborables, y el importe se descuenta si después contratas el trabajo con nosotros. Si prefieres hablarlo antes, la llamada inicial de 30 minutos es gratuita.
Preguntas frecuentes sobre software Verifactu
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para empresas y autónomos?
Tras el Real Decreto-ley 15/2025, el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, incluidos los autónomos con actividades económicas en el IRPF.
¿Si estoy en el SII tengo que cumplir Verifactu?
No. Las empresas que llevan los libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información quedan excluidas del reglamento de sistemas informáticos de facturación, porque ya informan de sus facturas a Hacienda por esa vía.
¿Existe un software homologado por Hacienda para Verifactu?
No existe una homologación oficial. Lo que exige el reglamento es que el productor del programa firme una declaración responsable de cumplimiento, visible en cada versión. Pídesela a tu proveedor antes de dar por buena la adaptación.
¿Mi programa de facturación a medida se puede adaptar a Verifactu?
Casi siempre sí, si tienes el código fuente y alguien que lo conozca. Hay que generar y encadenar los registros, añadir el QR, conectar con la Agencia Tributaria o firmar registros según la modalidad y probarlo en el entorno de pruebas. Si el código está en mal estado, puede salir más barato sustituir solo la facturación.
¿Cuánto cuesta adaptar un software de facturación a medida a Verifactu?
Como orientación, un módulo sencillo puede entrar en proyectos desde 1.500 €, y uno con varias series, rectificativas e integraciones suele moverse entre 3.000 y 8.000 €. La cifra real depende del estado del código, por eso conviene revisarlo antes de presupuestar.
