Desde mayo de 2019 todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de su plantilla, con multas de hasta 7.500 euros por incumplimiento. La mayoría resuelve el trámite con una app genérica de 2 o 3 euros por empleado al mes. El problema aparece cuando los turnos rotan, la gente trabaja en obra sin cobertura o las horas tienen que acabar en la nómina sin pasar por Excel.
¿Qué exige la ley de registro horario en España?
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga desde el 12 de mayo de 2019 a registrar la jornada diaria de cada trabajador, con hora concreta de inicio y de fin. Aplica a cualquier empresa con personal asalariado, da igual que tenga 3 empleados o 300. Los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de la Inspección de Trabajo, de los trabajadores y de sus representantes. No vale una plantilla firmada a final de mes: el registro tiene que ser diario y fiel a la realidad.
Incumplir se considera infracción grave, con multas de entre 751 y 7.500 euros por empresa. La Inspección lleva años haciendo campañas específicas de registro horario y, además, un registro deficiente juega en contra de la empresa en cualquier reclamación de horas extra: sin datos propios fiables, suele prevalecer la versión del trabajador. El Gobierno ha anunciado además su intención de exigir un registro digital accesible en remoto por la Inspección, así que el papel y el Excel tienen fecha de caducidad práctica.
¿Cuándo basta con una app genérica de fichajes?
Si tienes un único centro de trabajo, horarios estables y todo el equipo trabaja con ordenador o móvil, un SaaS de fichajes cumple de sobra. Estas apps cuestan entre 1,5 y 3,5 euros por empleado al mes, se activan en una tarde y cubren lo esencial: fichaje web o móvil, informe mensual y conservación legal de los registros. Para una oficina de 15 personas hablamos de unos 450 euros al año, menos de lo que cuesta cualquier desarrollo.
En ASD Solutions lo decimos sin rodeos: si tu caso es estándar, contrata un SaaS y no un desarrollo. Vender software a medida a quien no lo necesita es la forma más rápida de quemar a un cliente. La señal de alarma no es el tamaño de la plantilla, es lo que pasa después de fichar: si cada mes alguien exporta un CSV y dedica horas a recuadrar datos en Excel para la nómina, la app genérica ya no te está resolviendo el problema.
¿Cuándo compensa un sistema de fichajes a medida?
Compensa cuando la realidad de tu empresa no cabe en los campos de una app genérica. Turnos rotativos con relevos, pluses de nocturnidad y festivos que dependen del convenio, varios centros con cuadrantes distintos, personal en obra o en ruta sin cobertura estable, o la necesidad de cruzar las horas con partes de producción. Cada una de estas condiciones obliga a retocar datos a mano, y dos o tres juntas convierten el control horario en 8 o 10 horas de trabajo administrativo al mes.
La cuenta es sencilla. Si una persona de administración dedica 10 horas al mes a cuadrar fichajes, a un coste de 20 euros la hora son 2.400 euros al año en trabajo que no aporta nada. Un desarrollo de 3.000 o 4.000 euros que elimine ese proceso se paga solo en menos de dos años, y el software queda en propiedad de la empresa. Explicamos los criterios completos en nuestra guía sobre software a medida frente a producto comercial.
¿Cómo se resuelve el fichaje en obra, campo y ruta?
Un caso típico: una distribuidora con 25 repartidores necesitaba que cada conductor fichara al iniciar y terminar la ruta, con ubicación, y que los datos llegaran a la asesoría laboral sin pasos manuales. La solución fue una app móvil que funciona sin cobertura, guarda los fichajes en el propio teléfono y los sincroniza al recuperar señal. Ahí está la diferencia práctica: la app genérica marcaba ausencias falsas cada vez que un conductor pasaba el día en zonas sin datos.
En industria el patrón se repite con otra forma: tablets compartidas a pie de planta, fichaje por turno con relevo entre operarios y cálculo automático de pluses según el convenio del sector. En construcción, fichaje geolocalizado por obra, que además sirve para justificar presencia ante el contratista principal. Son proyectos de 3 a 6 semanas que sustituyen una mezcla de app genérica, partes en papel y Excel de consolidación.
¿Cuánto cuesta un software de control horario a medida?
Un fichaje a medida se mueve entre 1.500 y 6.000 euros según el alcance. Un sistema básico de fichaje web y móvil con informes ronda los 1.500 a 2.500 euros. Con gestión de turnos, geolocalización y modo sin conexión sube a entre 2.500 y 4.000 euros. Si además se integra con la nómina o el ERP, el rango llega a los 4.000 a 6.000 euros. En ASD Solutions el precio se cierra antes de empezar, con el mismo ingeniero senior que después ejecuta el proyecto.
Frente a eso, un SaaS para 40 empleados a 3 euros por persona son 1.440 euros al año, todos los años, más las horas de administración que la app nunca elimina. El desarrollo a medida se paga una vez, el código es propiedad del cliente y el mantenimiento es opcional: fixes puntuales desde 300 euros o un retainer técnico desde 500 euros al mes si quieres evolución continua. A partir del tercer año, la balanza suele caer del lado del desarrollo.
¿Cómo se conecta el fichaje con la nómina y el ERP?
El valor real de un fichaje a medida no está en el botón de entrar y salir, está en lo que pasa después. El sistema puede generar cada mes el fichero exacto que usa tu asesoría laboral, volcar las horas directamente en el módulo de nómina de tu ERP o cruzar fichajes con órdenes de trabajo para conocer el coste real de cada proyecto. Este tipo de integración con ERP y CRM suele costar entre 1.500 y 4.000 euros y elimina el paso manual que más errores genera.
Queda la capa de cumplimiento: los registros se conservan 4 años en tu propia base de datos, alojada donde tú decidas, con trazabilidad de cambios para la Inspección y tratamiento de la geolocalización conforme al RGPD, activa solo en el momento del fichaje. Y sin dependencia de terceros: si el proveedor de un SaaS sube tarifas o cierra, tus registros y tu histórico se van con él. Con desarrollo propio, el código y los datos son tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario si solo tengo 5 empleados?
Sí. El RD-ley 8/2019 obliga a todas las empresas con trabajadores asalariados desde el 12 de mayo de 2019, sin mínimo de plantilla. Hay que registrar la jornada diaria con hora de inicio y fin, conservar los registros 4 años y tenerlos a disposición de la Inspección. La multa por incumplimiento va de 751 a 7.500 euros.
¿Cuánto cuesta un software de fichajes a medida?
Entre 1.500 y 6.000 euros en la mayoría de pymes. Un fichaje básico web y móvil cuesta de 1.500 a 2.500 euros, con turnos y geolocalización de 2.500 a 4.000, y con integración de nómina o ERP de 4.000 a 6.000. El precio se cierra antes de empezar el proyecto.
¿Cuánto se tarda en desarrollarlo?
Entre 3 y 6 semanas para un proyecto típico de control horario. Si no tienes claro el punto de partida, una auditoría técnica de 190 euros con diagnóstico inicial en 72 horas, descontable del proyecto, te dice qué se puede aprovechar de tus sistemas actuales antes de invertir.
¿Pueden fichar los empleados sin cobertura, en obra o en ruta?
Sí. La app guarda el fichaje en el propio móvil con fecha, hora y ubicación, y lo sincroniza cuando recupera conexión. Es la diferencia práctica más importante frente a las apps genéricas, que suelen exigir conexión y generan falsas ausencias en naves, sótanos o zonas rurales.
¿De quién son el código y los datos del sistema?
Del cliente, siempre. Entregamos el código fuente completo y los registros viven en tu base de datos, alojada donde decidas. No hay licencias por usuario ni cuotas obligatorias: el mantenimiento es opcional, con fixes puntuales desde 300 euros o un retainer desde 500 euros al mes.
